לעסקים מקומיים, נתון זה, פחות משמעותי. אם זאת, לעסקים וירטואליים, לא מוחשיים, ניהול זמן הוא חשוב. לדוגמא: עסקים שמספקים שירותי ייעוץ, מקדמי אתרים ופרילנסרים, ועסקים אחרים המתמחרים את המחיר לפי זמן. בעולם שבו זמן הוא קריטי, אתם לא יכולים להישאר מאחור. אתם, כעסקים דיגיטליים, חייבים לנהל את הזמן בצורה נכונה, אפקטיבית, ויעילה. בפוסט זה, אלי סאסי, מדבר על ניהול זמן, למה זה באמת כדאי, ומהם 10 הכלים המשמעותיים לניהול הזמן באופן נכון.
מה זה ניהול זמן – מה זה אומר?
ניהול זמן הינו תהליך שבו אנו מבצעים מספר פעולות המוקדשות לייעול הזמן הנוכחי, הפעילויות, והתהליכים. תהליכים אלה מתרחשים כאשר אנו לא מרוצים מכמות הזמן שאנו משקיעים בעבודה, בפרויקטים השונים, ובעסק שלנו. ניהול הזמן מבוצע בצורה נכונה על ידי התמודדות עם דרישות ובקשות למיניהם במסגרת הפרויקט והעבודה.
ניהול זמן בצורה אפקטיבית יתרחש כאשר אנו מודעים לבעיה הנוכחית, והפתרון יימצא על ידי למידה מטעויות נפוצות, שימוש בכלים לייעול זמן, ודרכים אשר יעניקו לנו דרך אפקטיבית לניהול תהליכי העבודה. באינטרנט, ניתן למצוא קורס לניהול זמן, הקורס יספק לנו כלים ודרכים להתמודד עם זמן שמנוהל לא טוב. המטרה העיקרית בניהול זמן היא למצוא את הבעיה או את המקור.
לדוגמא: זה יכול להיות לקוח שמבזבז את מרבית הזמן, משימה שאורכת יותר מדי זמן, או ניהול כושל בעסק או בארגון. בשלב הראשון, הכירו את בעיה. בשלב השני, נקטו בצעדים להתמודדות עם הבעיה. בשלב השלישי, יישמו. ברוב המקרים, בעסקים ווירטואליים, לא מוחשיים, הגורם העיקרי הינו הלקוח, המשימה, או הלוז האישי. במרבית מהמקרים, בעיות אלה נמצאות אצל כותבי תוכן, מקדמי אתרים, בוני אתרים, נותני שירותים דיגיטליים, ועוד. מהיום, מפיקים את המרב מהזמן היומי שלנו.
ניהול זמן בעבודה – למה זה באמת כדאי?
ניהול זמן, בעבודה, בפרויקטים, או בניהול העסק, מהווים חשיבות רבה לעסקים ופרילנסרים כאחד. הכדאיות בניהול הזמן תפתח בפנינו עולם חדש לגמרי, הזדמנויות, ותועלת רבה לעסק בבעלותנו. כיצד ניהול זמן בעבודה יכול לסייע לנו? מהם יתרונותיו? ולמה זה באמת כדאי? לפניכם היתרונות:
- הספק מרבי בעבודה – ניהול זמן הופך לכלי עוצמתי בעבודה, הוא ממש מתפקד כנכס. לאף אחד מאיתנו, כולל אתם, אין מספיק זמן פנוי. אנחנו אוהבים להתלונן, אין מה לעשות. כאשר אנו מייעלים ומנהלים את הזמן בצורה נכונה, ההספק בעבודה עולה באופן משמעותי. במילים אחרות, על ידי ניהול זמן נכון אנחנו יכולים להספיק יותר משימות ופרויקטים.
- רווח גולמי (נקי) גדול יותר – רווח גולמי הינו הרווח שאותו אנחנו לוקחים הביתה, רווח נקי. לידיעתכם: מטרתו של ניהול זמן הינו לפנות זמן לא מנוצל ולהרוויח הרבה יותר כסף, בעבודה. במילים אחרות, כאשר אתם מנהלים את הזמן טוב יותר, אתם מרוויחים הרבה יותר כסף. ובנוסף, יהיה לכם עודף זמן לדברים שרציתם לעשות – להיות עם המשפחה קצת יותר, לדאוג לפרויקטים שנזנחו, ולעשות דברים שאתם באמת אוהבים. הכדאיות רבה.
- פינוי זמן לא מנוצל – מרבית מהעסקים החכמים, מבצעים אופטימיזציה לזמן שלהם. או במילים קצת יותר עממיות: מבצעים ניהול זמן נכון. על ידי מספר משימות והתמודדויות, עסקים רבים מגיעים למצב שהם מצליחים למקסם את הזמן שלהם, לפנות זמן לא מנוצל, ולהשקיע את הזמן שלהם בדברים חשובים, כאלה שמניבים יותר כסף. ללא ספק, זה חשוב.
על ידי מספר משימות נוכל לנהל את הזמן שלנו באופן יעיל, להרוויח יותר כסף ולהספיק הרבה יותר. הכלים הייעודים והמשימות הם אלה שיהפכו את לוח הזמנים שלנו ליעיל הרבה יותר, מתוזמן, ונכון. הכדאיות היא מאוד משתלמת, אם אתם מרגישים לא מסופקים מייעול הזמן, תדעו, יש מה לעשות. ניהול זמן יאפשר לכם להיות יותר עם המשפחה, לגרום להספק מרבי בעבודה, ולהרוויח הרבה יותר.
הפתרון – 5 כלים שימושיים לניהול זמן
ניהול זמן הינו רכיב חיוני בניהול המשימות והעבודה. ניהול זמן חיוני עבור מקדם אתרים ופרילנסרים. הרבה מאוד אנשים ועסקים שעובדים מהבית נתקלים באותה הבעיה, מחסור בזמן. אל דאגה, קיים פתרון די אידיאלי במצב זה – כלים ייעודים. בשנים האחרונות, לכל תופעה או תרחיש דיגיטלי, קיים כלי אשר נועד לעזור במשימות הרבות הקשורות לניהול זמן. החל מתוכנות, שעונים למדידה, ועוד.
הכירו את 10 הכלים השימושיים ביותר לניהול זמן:
- Clockify מעקב זמנים – Clockify הינו כלי אשר מודד זמנים, בדיוק כמו בטלפון החכם. זהו הכלי החביב והאהוב עלי מכל. הכלי מאפשר למדוד זמן של פרויקטים ומשימות ללקוחות. במילים אחרות, אנו יכולים להבין האם לקוח מסוים משתלם לנו מבחינה כספית והאם משימה כלשהיא באמת כדאית. לרוב, אני משתמש בו עבור משימות אצל לקוחות חדשים. תוכנת Clockify הינה תוכנה התומכת בדפדפן ובטלפונים חכמים. בתוכנה תוכלו להגדיר פרויקטים, לקוחות חדשים, ולהוסיף תגיות חשובות. הזמן שלכם חשוב? רוצים למדוד כמה אתם משקיעים בכל משימה או לקוח חדש שנכנס? Clockify זה הפתרון הטוב ביותר.*ישנם כלים נוספים לדוגמא: Toggl המצוינת.
אולי תתעניין גם בלידים לעסקים - מערכות לניהול משימות – מערכות לניהול משימות הינם מערכות שמועדו לייעל עבורנו תהליכים, פרויקטים, ומשימות. במערכות אלה ניתן לתעד את המשימה ולקבוע את הזמנים. המערכת נועדה גם לנהל עבורנו את יום העבודה, ממש כך. באינטרנט, תוכלו למצוא מגוון רחב של מערכות לניהול משימות. הבולטת מבניהם, היא, Google Tasks. מערכת זו, תומכת גם בטלפונים החכמים, וגם במחשב. מלבד זאת, התוכנה מתלבשת על מערכת הדואר של גוגל – Gmail. תוכנת Google Tasks מספקת נוחות, יעילות בעבודה, ותזמון לפי הצורך. כאשר התוכנה מתלבשת על ה־Gmail שלנו, החיים הופכים להרבה יותר קלים ופשוטים.
- יומן דיגיטלי אישי – יומן דיגיטלי אישי הינו יומן שעוזר לנו בניהול הלוז האישי. החל מדברים אישיים, תכנון ימי העבודה, ותכנונים נוספים. באינטרנט, תוכלו למצוא מגוון יומנים. הנפוץ מכולם הינו היומן של גוגל: Google Calendar. במטרה לנהל את הזמן טוב יותר, השתמשו ביומן של גוגל ונהלו את הלוז באופן פרטני. החל ממשימות, פרויקטים, ודברים אישיים. היומן של גוגל הולך איתכם לכל מקום – בטלפון החכם, במחשב האישי, ובעבודה. אני, באופן אישי, מתעד את כל השבוע שלי על ידי Google Calendar, כך שהכל מתוזמן. במילים אחרות, אני יודע מה אני צריך לעשות היום, מחר, ובהמשך השבוע.
- חשבוניות אוטומטיות – הרבה מאוד אתרים מנהלים דבר שנקרא: ״עסק אוטומטי״. עסק אוטומטי הינו עסק שהייחודיות שלו בא לידי ביטוי בחיסכון מרבי לבעל העסק. החל מאתר חכם ואוטומטי, חשבוניות וקבלות אוטומטיות, ועוד. באינטרנט תוכלו למצוא תוכנת חשבוניות המאפשר התממשקות אוטומטית לאתר ולסליקה. על ידי שימוש במערכות אלה, נוכל לחסוך כמויות אדירות של זמן, כסף במידה מסוימת, וניהול נכון ושוטף. בשנת 2022, התוכנה הפופולארית נקראת Morning (בעבר: חשבונית ירוקה). התוכנה מאפשרת התממשקות לעשרות מערכות, API חופשי לשימוש, וקבלות אשר נוצרות באופן אוטומטי. זה מתאים לבעלי עסקים, נותני שירותים, וכמובן, לבעלי אתרים עם חנות Ecommerce.*לעיתים, הפקת חשבוניות בצורה ידנית, בכמויות גדולות, הופכות למטלה די קשה. לכן, מערכת אוטומטית שתעשה זאת במקומנו תהיה הפתרון הטוב ביותר לניהול הזמן. כן, זה מתאים גם לעצלנים, כמוני 😉
- אוטומציות חכמות – אוטומציה הינה שיטה שבה אנו מבצעים התאמות למערכות וכלים טכנולוגיים המצויים בסביבתנו. החל ממערכות ניהוליות בעסק, תוספים באתרי וורדפרס, ועוד. מערכות לאוטומציה הינם מערכות שנועדו לעקל עלינו בתהליכים השונים בעבודה. ישנם מספר מערכות שבהם תוכלו לעשות שימוש, הבולטת מבניהם, היא Zapier. תוכנת Zapier מאפשרת התממשקות למגוון רחב של מערכות ומאפשרת פעולות אוטומטיות. רוצים לעקל על העבודה השוטפת? Zapier היא התשובה הטובה ביותר.
5 הכלים שפירטתי, יעזרו לכם לנהל את הזמן בצורה יעילה, יעזרו לכם בניהול משימות ופרויקטים. בלעדיהן, המצב יהיה שונה לגמרי. שימוש באחד מהכלים יספק לכם חיסכון בזמן, הספק מרבי, רווחים משמעותיים בעסק או בארגון, וכמובן תועלת רבה כפרילנסרים. מקווה שעזרתי, אלי סאסי.
